Kirjoitukseni alkavat aina ”Kunkun tarinalla”. Kunkku on lempinimeni, joka sai alkunsa siitä, kun ensimmäisissä organisaation vetotehtävissäni asioiden takutessa purin turhatumistani ärähtämällä: ”Sitten kun minä olen Kunkku, niin…”. Turhauma purkautui, mutta takkujen korjaaminen oli kuitenkin tehtävä. Vähitellen oppi meni perille – älä lykkää välttämättömiä joskus epämiellyttäviäkin tehtäviä, tee asiat kerralla kuntoon ja lopeta valittaminen. näin ne yllätykset ja tulipalot, joita kuitenkin tulee muuttuvat vaihteluksi. Nämä ”Kunkun ja tuhannen ja yhden työn tarinat” kumpuavat todellisesta elämästä ja työvuosinani niin esimiehenä kuin asiantuntijana tapaamieni ihmisten haasteista. ”Kunkun” kautta avaan ajatukseni ja kokemukseni lukijoideni iloksi ja hyödyksi.

”Kunkun lentävä työviikon alku”

Kunkku on projektitiimin vetäjä ja osalle projektin jäsenistä myös esimies. Hänen vastaa projektien etenemisestä aikataulussa ja siitä, että tehdystä työstä laskutetaan asiakkaita oikein ja ajallaan.  Asiakkaat odottavat tiimiltä koko ajan enemmän myös uusia, rohkeitakin ratkaisuja liiketoimintansa tueksi. Näiden kehittäminen samalla, kun tehokkuus- ja kustannuspaineet omassa talossa kasvavat, on haasteellista, stressaavaakin.

On maanantaiaamu ja Kunkku pysäköi autonsa muutamaa minuuttia vaille kahdeksalta. Hän kohtaa parkkihallissa yhden alaisistaan, joka hyvän huomenen toivotuksen jälkeen kertoo ongelmasta, joka ilmeni edellisen viikon lopussa. Kunkku pyytää alaistaan tulemaan luokseen tunnin kuluttua, kun hän ehtinyt katsoa, mitä asialle tehdään. Mennessään hissiin kännykkä soittaa ”The Winner Takes it All”, esimiehen sihteeri kysyy, onko Kunkku jo työpaikalla. Jos on, pomo haluaisi tavata heti aamusta keskustellakseen erään asiakkaan tilanteesta. Kunkku sopii tapaamisen reilun vartin kuluttua.

Hississä Kunkku tapaa kaksi alaistaan, joilla on ”yksi tärkeä juttu”. He haluaisivat keskustella siitä Kunkun kanssa ennen lounasta. Kunkku pyytää heitä luokseen reillun tunnin kuluttua, jolloin hän laskee selviytyneensä esimiehensä pikapalaverista.

Kännykkä soi, ja eräs projektin jäsenistä ilmoittaa olevansa estynyt tulemaan töihin lapsen sairastapa-uksen vuoksi.

Kunkku avaa tietokoneensa, ja sähköposti alkaa kilkattaa iloisesti saapuneita viestejä. Niitä on ehtinyt tulla jo kymmenkunta, osassa liitetiedoston merkki perässä – vaikka Kunkku kävi postinsa läpi sunnuntai-iltana. ennen kuin hän ehtii riisua takkinsa soi puhelin, ja pomo kysyy, onko Kunkku jo tulossa. Samalla ovelle ilmestyy kollega kahvikuppi kädessä kyselemään kuulumisia ja kertaamaan viikonlopun jääkiekkotuloksia.

Kunkun suunnatessa puolijuoksua esimiehensä huoneeseen kännykkä soi, ja kollega kysyy, onko hän ehtinyt lukea jo sähköpostia. Asiakkaalla on kysymys, johon kollega ei osaa vastata. Kunkku lupaa palata asiaan mahdollisimman pian heti sähköpostin luettuaan ja yrittää vastata ennen kuin noin tunnin viikkopalaveri, ”Roll Call”, alkaa, vai tuliko sen päälle jo sovittua jotain? Mitä se oli ja kenen kanssa?

Kello on 08.25, on kulunut 25 minuuttia siitä, kun Kunkku pysäköi autonsa halliin ja jo nyt on kiire.  Tuntuuko itsestä tutulta? Oletko havainnut vastaavaa työyhteisössäsi?

Kiireen hinta itselle on tyhmistyminen

Kiire voidaan määritellä yksinkertaisesti niin, että yrittää tunkea liikaa tekemisiä ilman tärkeysjärjestystä liian lyhyeen aikaan.

”Joka viidennellä työssäkäyvällä on kokemuksia arkea haittaavista muistihäiriöistä. Nämä eivät ole sidoksissa mihinkään tiettyyn alaan, vaan samanlaisia havaintoja on niin ICT-, hoivapalvelu- kuin kuljetusyritystenkin työntekijöillä”, sanoo tutkimusprofessori, neurologi Kiti Müller.

Kiireen johdosta tyhmistymisellä tarkoitan kiireestä ja kokonaisnäkemyksen puutteesta aiheutuvia seurauksia, jotka saavat ihmisen jatkuvasti jäämään asettamistaan ja työn asettamista tärkeistä tavoitteista. Voidaan kutsua myös sähläämiseksi. Aluksi tyhmistymine saattaa vain ällistyttää malliin ”kuinkas tässä näin kävi”. Mitä pitkäaikaisemmaksi kiire vaikutuksineen muodostuu, niin ne sitä enemmän ne aiheuttavat turhautumista, olosuhteiden syyttelyä, uhriutumista, aggressiivisuutta, motivaation ja toimintakyvyn pysyvää alenemista. Jopa suoranaisia psyykkisiä ja fyysisiä terveys- ja turvallisuusriskejä.  Ensimmäisiä merkkejä ovat unohtumiset ja lisääntyvä asioiden keskeneräiseksi jääminen.

”Kun tällaista tempoilua ja heittelyä on jatkunut tarpeeksi pitkään, aivot alkavat suojella toimintojaan kiehumiselta. Osa jonossa olevista työtehtävistä lentää yli muistilaidan, eikä välttämättä tärkeys-järjestyksessä”, toteaa Kiti Müller. Mitä tälle voi tehdä?

Ratkaisu – ota tavaksi POUKAMA?

Nimi Poukama ja vertauskuva tulevat Lapista, kotini vieressä juosseesta purosta. Juuri kotini kohdalla oli vaahtopäisiä pikkukoskia täynnä olevassa purossa rauhan tyyssija, poukama, jonne vesi syöksyi koskesta. Poukaman kohdalla veden virtaus tyyntyi, linnun laulu alkoi kuulua, pohja syveni ja vallitsi rauha. Poukaman jälkeen täsmälleen sama vesimäärä, mutta poukamassa kirkastuneena jatkoi vielä kuohuvampana pikkuputouksena ja vuolaana virtana.

Poukama on viisastumista reflektoimalla. Reflektoiminen tarkoittaa:

  1. Omien kokemusten pohdintaa – mitä opin, mitä tunsin?
  2. Uusien oivallusten sisällön ja merkityksen hahmottaminen ja oman tiedon tason parantamista
  3. Uuden opin ja käyttäytymistavan testaamista ja palautteen etsimistä

Poukama on kiireeltä ja häiriöiltä suojattua ja reflektoinnille rauhoitettua etukäteen varattua aikaa. Sinä aikana keskityt ainoastaan itsesi, työsi ja sen tulosten kannalta tärkeisiin asioihin. Näinä hetkinä kirjatuista aivoituksista, intuitioista saattaa hiottuina paljastua korvaamattoman arvokkaita ja kauniita luovuuden timantteja.

Poukaman pituus ei ole pääasia, mutta on tärkeää, että varaat sille ajan ja sisällön etukäteen. Tärkeää on, että poukaman sisällöllä ja poukaman tuloksilla on merkitystä sekä itsellesi että sille, mistä sinulle palkkaa maksetaan. Olipa kyse sitten ajatusten keräämisestä muutama minuutti ennen palaveria, viikkosuunnitelman tekemisestä tai muistilehtiöön kirjatun kuningasidean jatkokehittelystä.

Erään yritysjohtajan sovellus on ”henkilökohtainen Happy Hour”. Jos oli riskinä, että muut pommittavat poukamalle varaamaasi ajankohtaa sähköisestä kalenterista, hän kirjoitti näkyvään varaukseensa ”Strateginen asiakaspalaveri”. Eikä siinä niin kaukana totuudesta ollutkaan. Hän ylistää poukaman hetket parhaiksi ja tuottavimmaksi ajankäytön tavaksi, joka hänellä työssään on.